(2020/8/19 筆記)

今天來到我們第四場公益直播活動，這場邀請到目前在新加坡擔任Google HR的劉孟欣，也是我們首場跨國連線參與的講者。孟欣老師擁有心理學的專業背景及遠距實務工作經驗，今天的直播分享非常適合跨國管理職、人資、或對遠距工作情境有興趣者，一小時的活動中將帶領160位學員們一探「情境會議」與有效「溝通」兩個遠距關鍵場景，並分享可以快速上手、帶得走的應用方法與資源，不只能提升工作效率，也能讓你和工作夥伴們培養團隊協作的好默契唷！！

快來看看今日重點筆記吧！

在工作的實務場景中…你是否常常遇到以下的狀況：

• 會議不斷超時，一直耽誤到下一場會議（白眼藏不了）
• 開完很長的會，卻不知道下一步該做些什麼…
  （沒有清楚的action items）（OS 頭已昏到底發生什麼事…）
• 開了一整天的會，卻什麼事情都還沒做。上班時間都在開會，只好下班後加班趕工…
  （OS回家只想立馬躺平，整天只能用心累形容）

在遠距下，如何有效率的開會？

包括近距離的開會也是，若我們要密切完成一個專案，如何有效率的把事情共同完成呢？

🔸 會議類型

1. Stand-up (15 min)： 時間短、成員少、需要快速回報的會議

站著就可以把會議開完！

Ex：在新冠肺炎下，我們可能每天都要討論當天的工作事務是否要調整，
因此可以使用15分鐘的stand-up會議快速討論公司狀況。

2. Regular meeting (30-60 min)：普通的會議，解決問題、討論專案的會議

一般的會議盡量不要超過一小時！
大家精神會變得渙散疲乏，重點是在解決問題，而不是在update事務。

3. Work hour (60-90 min) ：在遠距中創造一個共同協作的環境

遠距工作中無法直接看到同事們，有問題時無法像在同一個空間工作時一樣馬上詢問，
因此可以透過work hour的會議模式，在這個時間段就是一起做某個專案的工作內容，
有問題可以即時發問即時討論，營造遠距但共同協作的時間。

4. All hands (30-60 min)：部門會議、單向溝通

高階主管會宣布下一個季度或是下一年我們的目標是什麼、要做哪些事情。

5. Coffee chat (15-30 min)：非正式的會議

在遠距的情況下我們可能從來沒有見過面，根本不認識彼此，沒有閒聊的時間，
而coffee chat這樣的會議就能夠讓大家有一個非正式的時間讓彼此認識、彼此了解。

Ex：在Google裡頭有一個叫做Lunch Ninja的計畫，在午餐時間隨機配對兩個人一起吃午餐，
隨機認識公司裡別的部門的人，進而了解其他人的工作內容。

 💡 先釐清會議中要討論的東西是什麼、複雜程度，然後選擇一個會議的類型！ 

🔸 重點

• 會議是用來解決問題的，所以要非常「行動導向」
  每一個討論的內容都要有一個行動的結果，
  如果只是update建議用email就可以了，會議的時間是很寶貴的！要做最有效的管理。

• No agenda, No meeting！
  如果沒有任何議程，就不要開會，不要為了開會而開會！

• 會議流程當中的前、中、後，分別有不同的事情必須做到，能夠讓會議的效率達到最高！

🔸 會議之前

• 確定時程

標記出誰要參加這個會議，寫下今天要討論的東西，並放連結在上面，
讓每個人都能夠直接透過連結就清楚知道今天會議要討論的內容。

• 會議議程確定

會議中有兩個很重要的職位：主持人、會議紀錄（讓每一個人都輪流擔任會議的主持人與紀錄）。
放上主持人與紀錄者的輪值表，明確寫上日期、議程，以及每一件討論事情要花多少時間。

🔸 會議中

• 主持人：讓會議很流暢地進行，所以不需要了解所有的東西，但需要主導整個會議。
• 記錄：記錄所有決策，標出誰要做什麼事情。Ex：@孟欣在週二中午前完成簡報寄給胤禛。
• 紀錄要明確寫出誰在這個討論項目中有什麼事情要在什麼時間完成！

🔸 會議後

• 主持人要寄出總整理給每一個與會人，並交接給下一對主持人與紀錄。

💡 會議設計原理

「主持人與紀錄是輪值進行的，
並在會議中必須嚴格follow議程，在會議後必須寄出總整理」

這樣的設計是基於以下的原因：

🔸 所有權（Ownership）

• 會議是屬於所有開會議的人的，不是主管的會議，
  只要有參加有付出時間，就需要有共同的責任來維持這個會議。

• 旁觀者效應（Bystander effect），當一件事情發生時，有越多的旁觀者，
  責任就會被分散，大家都會想著別人會去做，真正出手去做這件事情的意願就會降低。
  所以透過上述的會議設計，讓大家都共同參與會議來打破旁觀者效應。

• 責任感（Accountability）

• 授權（Empowerment），讓成員覺得自己有在貢獻，讓成員覺得自己是團體中的一份子。
  當賦予權力給成員去做的時候，大家的參與程度就會提高。

🔸 團隊合作

• Top-down 由上而下，主管說什麼下面的人就去做。

• Bottom-up 由下而上的影響，可以產生更多的討論，激盪出更好的做法。
  當在會議裡面，是由很多人一起做，就會有更多的機會有Bottom-up的合作模式產生。

🔸 資訊透明

• 透過很清楚的會議紀錄，知道每個人要做什麼事情，就不會有資訊落差。

如何開始實行？

先想一想在工作中有沒有大約五個人的常態會議，
可以提出這樣子的會議模式來實驗看看，是否能夠提升會議的效率。

遠距下，如何有效率的溝通？

🔸 溝通類型

1. 訊息（Google chat, Line, WhatsApp）
2. Email
3. 視訊會議（非正式、半正式、正式）

 💡 根據要討埨內容的正式程度、複雜程度、長度，
      以及想要達到什麼end goal來選擇不同的溝通方式。 

🔸 重點

• Overshare過多的分享

遠距工作中一定要不斷的跟大家分享你做的事情，因為我們見不到對方，
甚至連對方有沒有在工作都不曉得，因此overshare是有助於提升團隊合作效率的方式。

• 即時的回覆訊息

-　訊息大概在2-4小時
-　Email 1-2天

• 設定正確的溝通期待

- 　請假、工作時間都應在行事曆上反應
-　Email自動回覆

• 工作的風格和習慣

- 　減少溝通上的誤會
- 　增強團隊合作和工作氣氛

🔸 設定正確的溝通期待

• 分享行事曆：
  因為看不到彼此，可透過行事曆讓別人知道。
  當我們看不到同事想要問問題，但往往不確定何時能夠找到他，
  因此我們要盡量讓彼此知道能夠在什麼時候找到對方，什麼時間開會是最好的。

• Email自動回覆：
  例如當你在旅遊，可以設定一封自動回覆的信件，
  讓在這個時間段找你的同事都能夠知道你的情況，建立一個正確的溝通期待。

🔸 工作風格與習慣

搜集大家的工作風格與習慣：透過表單來搜集大家的preference與pet peeves，
在工作上特別喜歡什麼與不喜歡什麼。

Ex：小明的preference是當他有做得好或做不好的事情，可以馬上給他反饋，
而pet peeves的部分就是他不喜歡別人不直接給反饋，卻在背後批評。
在工作有摩擦之前，就可以先知道這個人有哪些傾向、地雷。

🔸 MBTI（邁爾斯-布里格斯性格分類法）

這個測驗主要把個性分成四大類型：

• 外向與內向：人從哪裡得到動力的來源。
• 實感與直覺：搜集資料做判斷時是透過由小而大，
  　　　　　　一個個實際案例來歸出結論，還是由大而小透過理論來做判斷。
• 情感與思考：情緒引導決定還是思考引導決定。
• 判斷與感知：對於未來計畫時是有組織性的規劃，還是隨遇而安。

進行MBTI測驗：https://www.16personalities.com/ch

🔸 True Colors：把人分成四種顏色

• 橘色：有活力、有行動力、隨性，想到什麼事就要去做
• 金色：有組織性、有條理、可靠、跟著規則走
• 綠色：喜歡思考、喜歡數據、喜歡解決問題
• 藍色：很親近人、有同理心、很隨和、重視團體和諧

💡 了解這些有什麼好處？
     工作時我們知道彼此的長處與優點，並且能夠補足彼此的缺點。

🔸 如何開始實行？

• 透過Team building、下午茶時間，把這個心理測驗當一個遊戲，
  一起聊一聊，一開始沒有辦法用在工作中也沒關係，
  但是可以慢慢了解彼此有不同的工作型態工作風格，長遠來看對組織都是一個正向的影響。

• 管理行事曆，推薦任何一個人將行事曆處理乾淨，對團隊合作上有很大的幫助！

近期各大媒體頻道談論遠距，大多著重在”工具”與工作場景的結合，但今天不談工具！
孟欣老師分享在Google跨團隊合作的實務情境，整理了各情境適合的會議方式，
還有會議前、中、後如何讓每個人都有參與感更清楚分工，及如何培養跨國團隊成員彼此間的默契！

其中孟欣老師提到在Google公司中很有趣的幾點，如在Google新進同仁加入時蒐集大家工作習慣/了解風格或是利用簡短 Coffee Chat 進行MBTI、True Colors等小測驗，目前在台灣公司較不常見的方法，
遠距少了直接的相處，時常單透過文字、視訊會議，較難深入了解各同事的Work Style，
透過這些輕鬆小遊戲，都可以幫助大家更了解團隊成員，避免採雷，增加團隊默契唷！！
今天分享筆記到這囉！下週加碼場次見～

2020年加碼場次資訊

➡微軟Microsoft生產力平台產品行銷經理邱盈緻 / 企業遠距協作趨勢與現況發展
➡Slasify創辦人兼執行長 / 未來工作模式遠距工作與非典型雇用
名額有限，快速卡位📷https://www.tibame.com/event/remotework

【疫起挺過來-15門線上教學、遠距工作，課程免費全公開】

台灣COVID-19疫情影響嚴重，多數企業、學校被迫遠距，緯育TibaMe在去年第一、二屆百業千師邀請到多位在遠距教學、遠距工作有豐富經驗的講師們舉辦了 直播培訓 ，協助 3,500 位企業夥伴、學校老師及個人工作者，學會及應用遠距能力。
現在我們將這些免費資源開放給需要的你，15門遠距教學與工作課程、20篇應用筆記，希望您能以最快速、最安全的方式上軌道，也歡迎分享給您身邊需要的企業夥伴與老師們。疫情不慌，讓我們一起抓住機會，一起挺過來!

申請註冊請至 https://lihi1.com/eSYYs