第二屆百業千師遠距培訓筆記4 |劉孟欣【成為專業的遠距工作者】

by Sunny Leng
成為專業的遠距工作者

(2020/8/19 筆記)

今天來到我們第四場公益直播活動,這場邀請到目前在新加坡擔任Google HR的劉孟欣,也是我們首場跨國連線參與的講者。孟欣老師擁有心理學的專業背景及遠距實務工作經驗,今天的直播分享非常適合跨國管理職、人資、或對遠距工作情境有興趣者,一小時的活動中將帶領160位學員們一探「情境會議」與有效「溝通」兩個遠距關鍵場景,並分享可以快速上手、帶得走的應用方法與資源,不只能提升工作效率,也能讓你和工作夥伴們培養團隊協作的好默契唷!!

快來看看今日重點筆記吧!

在工作的實務場景中…你是否常常遇到以下的狀況:

  • 會議不斷超時,一直耽誤到下一場會議(白眼藏不了)
  • 開完很長的會,卻不知道下一步該做些什麼…
    (沒有清楚的action items)(OS 頭已昏到底發生什麼事…)
  • 開了一整天的會,卻什麼事情都還沒做。上班時間都在開會,只好下班後加班趕工…
    (OS回家只想立馬躺平,整天只能用心累形容)

在遠距下,如何有效率的開會?

包括近距離的開會也是,若我們要密切完成一個專案,如何有效率的把事情共同完成呢?

🔸 會議類型

1. Stand-up (15 min): 時間短、成員少、需要快速回報的會議

站著就可以把會議開完!

Ex:在新冠肺炎下,我們可能每天都要討論當天的工作事務是否要調整,
因此可以使用15分鐘的stand-up會議快速討論公司狀況。

2. Regular meeting (30-60 min):普通的會議,解決問題、討論專案的會議

一般的會議盡量不要超過一小時
大家精神會變得渙散疲乏,重點是在解決問題,而不是在update事務。

3. Work hour (60-90 min) :在遠距中創造一個共同協作的環境

遠距工作中無法直接看到同事們,有問題時無法像在同一個空間工作時一樣馬上詢問,
因此可以透過work hour的會議模式,在這個時間段就是一起做某個專案的工作內容,
有問題可以即時發問即時討論,營造遠距但共同協作的時間

4. All hands (30-60 min):部門會議、單向溝通

高階主管會宣布下一個季度或是下一年我們的目標是什麼、要做哪些事情。

5. Coffee chat (15-30 min):非正式的會議

在遠距的情況下我們可能從來沒有見過面,根本不認識彼此,沒有閒聊的時間,
而coffee chat這樣的會議就能夠讓大家有一個非正式的時間讓彼此認識、彼此了解。

Ex:在Google裡頭有一個叫做Lunch Ninja的計畫,在午餐時間隨機配對兩個人一起吃午餐,
隨機認識公司裡別的部門的人,進而了解其他人的工作內容。

 💡 先釐清會議中要討論的東西是什麼、複雜程度,然後選擇一個會議的類型! 

🔸 重點

  • 會議是用來解決問題的,所以要非常「行動導向」
    每一個討論的內容都要有一個行動的結果,
    如果只是update建議用email就可以了,會議的時間是很寶貴的!要做最有效的管理。
  • No agenda, No meeting!
    如果沒有任何議程,就不要開會,不要為了開會而開會!
  • 會議流程當中的前、中、後,分別有不同的事情必須做到,能夠讓會議的效率達到最高!

🔸 會議之前

  • 確定時程

標記出誰要參加這個會議,寫下今天要討論的東西,並放連結在上面,
讓每個人都能夠直接透過連結就清楚知道今天會議要討論的內容。

  • 會議議程確定

會議中有兩個很重要的職位:主持人、會議紀錄(讓每一個人都輪流擔任會議的主持人與紀錄)。
放上主持人與紀錄者的輪值表,明確寫上日期、議程,以及每一件討論事情要花多少時間。

🔸 會議中

  • 主持人:讓會議很流暢地進行,所以不需要了解所有的東西,但需要主導整個會議。
  • 記錄:記錄所有決策,標出誰要做什麼事情。Ex:@孟欣在週二中午前完成簡報寄給胤禛。
  • 紀錄要明確寫出誰在這個討論項目中有什麼事情要在什麼時間完成!

🔸 會議後

  • 主持人要寄出總整理給每一個與會人,並交接給下一對主持人與紀錄。

💡 會議設計原理

「主持人與紀錄是輪值進行的,
並在會議中必須嚴格follow議程,在會議後必須寄出總整理」

這樣的設計是基於以下的原因:

🔸 所有權(Ownership)

  • 會議是屬於所有開會議的人的,不是主管的會議,
    只要有參加有付出時間,就需要有共同的責任來維持這個會議。
  • 旁觀者效應(Bystander effect),當一件事情發生時,有越多的旁觀者,
    責任就會被分散,大家都會想著別人會去做,真正出手去做這件事情的意願就會降低。
    所以透過上述的會議設計,讓大家都共同參與會議來打破旁觀者效應。
  • 責任感(Accountability)
  • 授權(Empowerment),讓成員覺得自己有在貢獻,讓成員覺得自己是團體中的一份子。
    當賦予權力給成員去做的時候,大家的參與程度就會提高。

🔸 團隊合作

  • Top-down 由上而下,主管說什麼下面的人就去做。
  • Bottom-up 由下而上的影響,可以產生更多的討論,激盪出更好的做法。
    當在會議裡面,是由很多人一起做,就會有更多的機會有Bottom-up的合作模式產生。

🔸 資訊透明

  • 透過很清楚的會議紀錄,知道每個人要做什麼事情,就不會有資訊落差。

如何開始實行?

先想一想在工作中有沒有大約五個人的常態會議,
可以提出這樣子的會議模式來實驗看看,是否能夠提升會議的效率。


遠距下,如何有效率的溝通?

🔸 溝通類型

  1. 訊息(Google chat, Line, WhatsApp)
  2. Email
  3. 視訊會議(非正式、半正式、正式)
 💡 根據要討埨內容的正式程度、複雜程度、長度,
以及想要達到什麼end goal來選擇不同的溝通方式。

🔸 重點

  • Overshare過多的分享

遠距工作中一定要不斷的跟大家分享你做的事情,因為我們見不到對方,
甚至連對方有沒有在工作都不曉得,因此overshare是有助於提升團隊合作效率的方式。

  • 即時的回覆訊息
- 訊息大概在2-4小時
- Email 1-2天
  • 設定正確的溝通期待
-  請假、工作時間都應在行事曆上反應
- Email自動回覆
  • 工作的風格和習慣
-  減少溝通上的誤會
-  增強團隊合作和工作氣氛

🔸 設定正確的溝通期待

  • 分享行事曆:
    因為看不到彼此,可透過行事曆讓別人知道。
    當我們看不到同事想要問問題,但往往不確定何時能夠找到他,
    因此我們要盡量讓彼此知道能夠在什麼時候找到對方,什麼時間開會是最好的。
  • Email自動回覆:
    例如當你在旅遊,可以設定一封自動回覆的信件,
    讓在這個時間段找你的同事都能夠知道你的情況,建立一個正確的溝通期待。

🔸 工作風格與習慣

搜集大家的工作風格與習慣:透過表單來搜集大家的preference與pet peeves,
在工作上特別喜歡什麼與不喜歡什麼。

Ex:小明的preference是當他有做得好或做不好的事情,可以馬上給他反饋,
而pet peeves的部分就是他不喜歡別人不直接給反饋,卻在背後批評。
在工作有摩擦之前,就可以先知道這個人有哪些傾向、地雷。

🔸 MBTI(邁爾斯-布里格斯性格分類法)

這個測驗主要把個性分成四大類型:

  • 外向與內向:人從哪裡得到動力的來源。
  • 實感與直覺:搜集資料做判斷時是透過由小而大,
          一個個實際案例來歸出結論,還是由大而小透過理論來做判斷。
  • 情感與思考:情緒引導決定還是思考引導決定。
  • 判斷與感知:對於未來計畫時是有組織性的規劃,還是隨遇而安。

進行MBTI測驗:https://www.16personalities.com/ch

🔸 True Colors:把人分成四種顏色

  • 橘色:有活力、有行動力、隨性,想到什麼事就要去做
  • 金色:有組織性、有條理、可靠、跟著規則走
  • 綠色:喜歡思考、喜歡數據、喜歡解決問題
  • 藍色:很親近人、有同理心、很隨和、重視團體和諧
💡 了解這些有什麼好處?
工作時我們知道彼此的長處與優點,並且能夠補足彼此的缺點。

🔸 如何開始實行?

  • 透過Team building、下午茶時間,把這個心理測驗當一個遊戲,
    一起聊一聊,一開始沒有辦法用在工作中也沒關係,
    但是可以慢慢了解彼此有不同的工作型態工作風格,長遠來看對組織都是一個正向的影響。
  • 管理行事曆,推薦任何一個人將行事曆處理乾淨,對團隊合作上有很大的幫助!

近期各大媒體頻道談論遠距,大多著重在”工具”與工作場景的結合,但今天不談工具!
孟欣老師分享在Google跨團隊合作的實務情境,整理了各情境適合的會議方式,
還有會議前、中、後如何讓每個人都有參與感更清楚分工,及如何培養跨國團隊成員彼此間的默契!

其中孟欣老師提到在Google公司中很有趣的幾點,如在Google新進同仁加入時蒐集大家工作習慣/了解風格或是利用簡短 Coffee Chat 進行MBTI、True Colors等小測驗,目前在台灣公司較不常見的方法,
遠距少了直接的相處,時常單透過文字、視訊會議,較難深入了解各同事的Work Style,
透過這些輕鬆小遊戲,都可以幫助大家更了解團隊成員,避免採雷,增加團隊默契唷!!
今天分享筆記到這囉!下週加碼場次見~

2020年加碼場次資訊

➡微軟Microsoft生產力平台產品行銷經理邱盈緻 / 企業遠距協作趨勢與現況發展
➡Slasify創辦人兼執行長 / 未來工作模式遠距工作與非典型雇用
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1 comment

思賢 2020/09/03 - 02:40

請問
傳統產業裡[代工]
要如何轉型成為有效率
謝謝您

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