撰文者／品碩創新彭建文老師專欄
不知道大家在職場上有沒有碰過這種情況，向主管報告階段性結果時，主管提的問題，你都答不出來，或甚至你從來沒想過主管會提出這個問題，我記得我以前剛進台積電的時候，前幾年也遇到這樣子的問題，每次老闆的提問，只要我們答不出來，我們一定會說，謝謝長官，我們會下去尋找答案再回覆給你。
有時候我會納悶，天哪老闆真的那麼厲害嗎？為什麼他問的問題，我都沒準備到？有些提問也真的是問題，但自己卻沒想到。經過這幾年的磨練，其實要培養出職場提問力不難，重點是你要清楚提問邏輯是什麼？主管內心想法是什麼？他們在意的點是什麼？提升提問技巧可以多使用我獨創的「5W2H」方法，它不只是一個描述問題的好工具，還能幫助我們想出解決方案。
「5W2H」問題描述工具
What是5W2H中最關鍵的一步，它代表著發生什麼問題，何謂問題？所謂問題，就是「現況」（actual）與「目標或理想狀態」（ideal）的差距（gap），簡稱AIG。
5W2H聚焦在問題，不急著說原因，也不急著想解決方法，問題描述清楚後，再往剩餘的 4W2H發展，用一個真實案例說明：
曾經有位學員，提出公司營收達成率不佳的問題，他表示公司每次的描述都不夠全面，因此在內部開會時，總有一半的人聽不懂，因此我們用5W2H來做整體的描述，看看能不能從中找到解決問題的線索。
What
發生什麼問題？
公司第一季營收達成率只有70%，距離目標營收3千萬，還差9百萬。
When
此問題何時發生？
2022年第一季。
Who
此問題是誰發現？
老闆、業務部、財務部主管。
Whom
此問題影響哪些部門／人？
公司所有人都被影響。
Where
此問題在哪裡被發現的？
4月3號經營管理會議。
How
此問題如何被發現？
1月討論訂單時，就有發現訂單未達預期，進行補救。第一季財報結算時，才確定具體落差金額。
How impacted
此問題不解決，影響層面有多廣？
金流變少，研發預算受限，人力凍結，分紅變少。
這樣描述完後，有發現什麼嗎？簡單講，我們把問題的人、事、時、地、物、影響，描述得非常「清楚」，描述有被「量化」，時間也非常「明確」。
接著，我們再從每一個問項發展提問，根據這7個問項，共問了12個問題：
What
公司第一季營收達成率只有70%，距離目標營收3千萬，還差9百萬。
Ｑ1：目標設定3千萬怎麼設定的？
Ｑ2：2021年的營收都達標嗎？
Ｑ3：公司產品線，哪些產品銷售好？哪些產品銷售不好？
Ｑ4：同業狀況如何？
Ｑ5：市場狀況如何？
When
2022年第一季。
Ｑ6：為什麼第一季才發現？
Who
老闆、業務部、財務部主管。
Ｑ7：營收資料是公司的機密，如何確保知道的人不會外流？
Whom
公司所有人都被影響。
Ｑ8：其他人可以支援什麼？
Where
4月3號經營管理會議。
Ｑ9：總經理會後有指示嗎？
How
1月討論訂單時，就有發現訂單未達預期，進行補救。第一季財報結算時，才確定具體落差金額。
Ｑ10：業務部的瓶頸是什麼？
Ｑ11：當時的補救措施是什麼？效果如何？
How impacted
金流變少，研發預算受限，人力凍結，分紅變少。
Ｑ12：公司現有的流動資金還有多少？
這樣梳理下來，大家有發現嗎？這個工具，不只可以描述問題，還可以針對每一個問項進行提問和反思。只要針對這些提問去找線索，問題的原因和解決方案就會慢慢浮現。
要漂亮地解決問題、不讓問題反覆發生，就會需要系統性的解決方法。善用5W2H工具，能夠幫助我們更完整地描述問題，解決職場大部分的問題。希望大家提早擁有高階主管的提問力，提問是學習的開始，多問多學，不斷提問就可以訓練自己的邏輯思考能力。
學習透過系統化的邏輯思考，洞察問題本質，並且有效提問、表達，解決職場難題！
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- 邏輯思維力：破除思維盲點，培養點、線、面全局思維，做出正確的決策
- 表達&提問力：讓別人清楚地知道你想問什麼、說什麼，講話更有自信
- 解決問題力：釐清問題，並能以系統性的方式解決，而非只解決表面問題