身兼多職早已是上班族的日常，但就算任務再多，遇到做決策或需要向老闆報告時，還是得拿出數據來撐腰。
問題是……都已經忙成這樣了，哪有時間慢慢分析？
我們來幫你！這篇文章整理了 3 種好用的 AI 數據分析技巧，幫你快速看懂資料重點、聚焦判斷依據，在有限時間內做出更有說服力的決策。
招式 1：用AI快速辨識資料重點
｜解法：讓 AI 幫你歸納摘要、抓出重點句、轉成結論
數據分析的第一步，不是跑圖表，而是先看懂資料到底要說什麼。尤其當資料來自不同來源、格式雜亂，光是讀懂就花掉半天。
這時候，讓 AI 來當你的資料摘要助手。
- 你可以把數據報表、媒體文章、網友評價等內容貼給 AI，請它幫你抓出三個觀察重點，還能附上建議的分析切角與下一步。
- 如果你的資料內容很多元，像是 PDF、簡報、影片逐字稿，建議使用 NotebookLM 這種 AI 筆記整合工具，把所有素材整合進去，再請它彙整出結論。你可以利用內建的功能，製作心智圖、影片甚至podcast，幫你快速釐清全貌。
💬 Prompt 示範：
「以下是我們三個月的競品資料與用戶訪談逐字稿，請幫我整理出三個觀察重點，並以心智圖形式整理出每個重點的延伸細節。」
招式 2：AI 幫你快速整理資料，減少 80% 手動處理時間
｜解法：請 AI 協助清理格式、分類、找異常、重組欄位邏輯
資料處理佔了數據分析流程 80% 時間。尤其遇到格式混亂、來源不同、還有各種非結構化資料（截圖、報表PDF、ERP匯出檔）時，更是一場災難。
這招的關鍵是：讓 AI 幫你快速整理出一份乾淨可分析的資料
🧩 兩種處理方式：
▍方式 1：整理非結構化資料，轉成可分析格式（適合一次性快速處理）
- 把 PDF、截圖或雜亂報表貼給 AI，請它幫你轉換為 Excel 結構，依照欄位分類整理。
- 常見需求如：客服紀錄、線上表單、問卷結果整理。
💬 Prompt：
「這是從 PDF 匯出的客服對話紀錄，請幫我整理成 Excel 表格，欄位為：日期、客訴主題、處理結果。」
▍方式 2：請 AI 幫你寫出自動處理的公式（適合資料會變動的情境）
- 把資料貼給 AI，請它根據你的需求，幫你寫出適用 Excel / Sheets 的函式。
- 適用情境如：每週都要重新整理的銷售報表、活動記錄等。
💬 Prompt：
「我的資料從 A3 開始，格式為 2025/09/15，請幫我寫出轉換成月份與星期幾的公式，讓未來自動更新。」
招式 3：請 AI 進行數據分析並輔助決策
很多人以為數據分析的終點是圖表，但事實上，你要的是「能幫助做決策的資訊」。
這一招會分三步驟，引導你讓 AI 協助你從數據中做出判斷，甚至建立更清楚的決策架構：
步驟 1：請 AI 建議數據的分析方式（從數據 > 規則）
- 把你有的數據貼上，請 AI 協助觀察模式與規則。
- 你也可以請它給出 5 種不同的分析切角，幫你發想解讀方向。
💬 Prompt：
「這是我們網站流量資料，請幫我提出 10 種可能的分析角度，讓我觀察使用者流失情況。」
步驟 2：請 AI 建議視覺化方式，強化說服力
- 視覺化不是只有柱狀圖。請 AI 根據你的報告對象（客戶、主管、行銷團隊），給你合適的圖表與展示方式。
💬 Prompt：
「我要將銷售資料整理成報告給主管看，請推薦 3 種適合的圖表類型，強調趨勢變化與地區差異。」
步驟 3：請 AI 協助決策思考
- AI 分析後，不等於它幫你決定什麼。
- 你可以請它提出應該釐清的關鍵問題、預測不同選項的可能影響，輔助你釐清該做什麼決定，留下人的判斷力與智慧。
💬 Prompt：
「請根據以下數據與趨勢，幫我列出三個我應該進一步釐清的決策問題，並預測不同選擇可能造成的差異。」
你不需要成為資料專家，但你可以善用 AI 當你的資料副手。從幫你讀懂資料、整理格式，到提出分析邏輯與思考問題的方式，真正的效率，是讓你把時間花在判斷與決策上，而不是一直跟報表拔河。
只要記住這三招，每次做報告、開會、寫提案，AI 都能幫你省下好幾小時，快去試試看！