第二屆百業千師遠距培訓筆記3 |黃永鑫【遠距團隊管理】

by Sunny Leng
第二屆百業千師遠距培訓筆記3 |黃永鑫【遠距團隊管理】

(2020/8/12 筆記)

疫情後許多媒體報到、書籍等等都再談遠距工作,國外幾家著名公司Facebook、Twitter也接續發佈將長期改為遠距工作模式,本周第三場百業千師,是由緯育TibaMe營運長黃永鑫主講!!!

將以緯育TibaMe實際工作場景為例,黃永鑫營運長將與同為管理者或對此議題有興趣的學員們分享,同時管理北中南業務、客戶服務、技術百人團隊,至海外市場(馬來西亞、中國)的合作夥伴與客戶關係維繫, 如何有效做到跨場域、跨團隊的良好溝通與管理,在1小時完整公開!


今日重點筆記如下:

先思考你想要達到什麼目的?再想如何運作?工具+方法

談遠距的工作管理時,我們最常會聽到如何選擇工具,如何使用工具,
但最重要的是,團隊必須先思考我們想要達成什麼目的?
再來去思考如何運作,工具+方法,而方法才是遠距團隊管理中最困難的地方!

從組織發展願景、目標出發(KPI、OKR)

1 工作推動

遠距工作下同仁要在分工運行中,有效率的檢視異常以及跨團隊校準(Alignment),
需要透過專案協作的工具,如Google Drive、TEAMS再搭配其他工具,如:

  1. 行銷數據分析 : GA
  2. 客服問題追踨 : Redmine
  3. 系統開發看板 : Leangoo
  4. 線上文件協作 : HackMD
  5. 線上檔案共享 : Google、OneDrive
  6. 客服問題追踨 : Redmine
  7. 系統開發看板 : Leangoo
  8. 線上文件協作 : HackMD
  9. 線上檔案共享 : Google、OneDrive

🔸 以緯育內部來舉例,工作推動從業務→課程→服務→系統
從各個部分進行舉例說明如何有效使用線上工具來進行業務的推進,以及最後跨團隊如何校準。


(1)業務:管理者要先思考團隊的目標(落後指標、領先指標)、同仁之間如何分工(單工、接力)以及後續業務如何追蹤。

🔸 避免流為paperwork!
相同的資訊只填在一個地方;並且要對同仁業務行為有幫助,而非只是給主管看。

(2)課程:依照個課程主題、PIC、流程與時程來填寫,讓員工能夠有效接力。

遠距管理的追蹤重點:

  • 利用指標分級概念
  • 善用Google 表單的統計與分類功能
  • 透過文件命名來讓不同團隊很快找到資訊
  • 同團隊的資訊集中

(3)服務:使用工具Redmine

  • 定義問題提報原則
  • 定義問題型態(判斷優先級)
  • 成員管理
  • 用戶問題回報方式:提供客戶路徑或由客服轉填
  • 進行問題統計與追蹤

(4)系統:使用工具Leangoo

  • 把排在一起的任務卡片稱為泳道
  • 每個泳道會有不同狀態(需先定義清楚)
  • 卡片會有問題描述/團隊可進行協作討論

(5)跨團隊校準:使用工具Google Drive

  • 設定各團隊的週進度表單
  • 主管針對異常提供意見
  • 週會前各團隊需確認意見,週會檢討

2 團隊溝通

遠距工作中的教導、協調與學習,也能透過工具以及方法來達成。

(1)善用工作群:

可以透過如Line、Teams進行非正式的意見交流,分享趨勢、理念,
並加上自身的心得,更能夠了解彼此的想法。

(2)遠距會議:

遠距會議安排的重點,是開始前的時間、資訊、進入點都要清楚的安排,
避免耗費過多時間處理延誤議程。

🔸 非正式的線上會議!由於遠距工作會讓彼此的關係變得生疏,
可以訂一個線上coffee time,大家開啟視訊鏡頭聊聊天,分享生活促進感情。

(3)學習成長:

透過混成式的讀書會、讀書摘要分享、學習心得交流等線上活動,
就算遠距工作也能一起學習一同成長。


3 行政運作

透過工具讓授權、資源交換都能在線上完成。

(1)行動簽核:

Web + APP ERP解決人事、財務、法務、差旅、假勤等需要主管授權的內容。

(2)行動分機 :

Avaya IX Workplace遠端工作使用行動分機與客戶聯繫能更加方便。


緯育TibaMe營運長黃永鑫,透過帶領團隊真實切身的經驗,跟學員們分享了很多實務內容,
最後想提供各實施遠距公司主管們及團隊夥伴們以下遠距團隊管理的五大重點:

🔸一定要先訂定目標,找出待解決的問題

🔸遠距工作重點不單在工具,而是要有解決問題的方法

🔸主管一定要看數據再進行溝通,避免淪為paper work

🔸Agile 精神,工具、方法都需要適時進行調整

🔸強調效率之外,也要留意團隊之間的溫度


先思考你想要達到什麼目的?再想如何運作?工具+方法

今天緯育TibaMe營運長黃永鑫,以緯育整個團隊的遠距運作為例,帶領學員們更貼近遠距實務情境,
我們將所有的工作流程線上化,透過簡單免費的小工具(Google、Redmine等),
團隊的成員除了清楚了解自身任務與工作分工,讓執行透明化,
主管也能同步掌握團隊進度,做到有系統管理,進而調整及推進目標。

講者也一再提點實施遠距工作的管理者們不要被工具綁架,
其實遠距更重要的不是使用了多豐富功能、多熱門的工具,
而更須從團隊的目標,與想解決的問題出發,再來才是考慮使用什麼工具輔助與實施做法,
達到良好的協作溝通,帶領團隊快步前進!今天分享筆記到這囉!下週空中見~

加碼場次資訊

📷 微軟Microsoft生產力平台產品行銷經理邱盈緻 / 企業遠距協作趨勢與現況發展
📷 Slasify創辦人兼執行長 / 未來工作模式遠距工作與非典型雇用

名額有限快速卡位📷https://www.tibame.com/event/remotework

分享這篇文章:
0 comment
0

您也許會喜歡

Leave a Comment

這個網站採用 Akismet 服務減少垃圾留言。進一步瞭解 Akismet 如何處理網站訪客的留言資料