Excel函數活動企劃也用的到喔! 而且很好用!
Excel函數看起來好像跟活動企劃掛不上邊, 但擔任活動企劃和行銷你可能會遇到一堆雜事,當然面對很多文件資料也是家常便飯,如果雜事已經夠多了,卻沒有好工具及小撇步來幫忙,只會累死自己而已!今天要傳授兩招Excel函數的應用,來幫助活動企劃們解憂!
Excel函數應用一:抽獎活動的大量得獎者公告
若你常常要舉辦抽獎活動,需要PO出得獎名單,但因應個資法,不能公告全名,只能手動馬賽克名單?名單如果只是少數幾筆還可以手動改,但如果像百貨公司那種有一堆得獎名單,該怎麼辦?
中獎名單中 有單姓+單名,單姓+2個字名字,複姓+2個字名字這三種情形,如果要將名字中的第一個字都用”O”代替,這時候就要請出Replace這個函數。
Replace函數的邏輯為:old text, start_num, num_chars, new_text
- Old textè原來資料在哪一個位置,在這個案例中,我們把它放在A2這個儲存格中。
- Start_numè從哪一個字元數開始算起,這邊我們取用名字的第一個字,範例中的情形,有可能是第2或是第3個字(複姓的情形下)。
- num_charsè總共要取代幾個字,這邊我們只取代一個字。
- new_textè取代後要變成什麼字,這邊我們取代為「O」。
因此在儲存格中,我們可以鍵入的公式為:
=REPLACE(A2,2+(LEN(A2)>3,1,”O”)
*LEN函數為判斷該儲存格總共有幾個字元的函數,因此在本範例中
A1 =2(個字元)
A2 =2(個字元)
A3 =3(個字元)
A4 =4(個字元)
因此套入函數後,會產生如下圖的結果
如此一來,就可以一次取代多筆的資料了!是不是非常方便呢?
Excel函數應用二:各廠商的金額或數字加總
你是否在工作上曾經遇過原始資料雜亂無章,但卻需要分類合計加總數字? 就像下表顯示的一樣,要分別加總這三家廠商的應付金額。
這時候,只要活用EXCEL函數中的SUMIF函數即可,先輸入資料範圍,再輸入條件,最後再輸入要加總的範圍,因資料範圍與加總範圍是固定資料,因此要鎖定儲存格位置,也就是在欄跟列的位置前加上$鎖定。
我們在A2輸入條件,在這邊是公司的名稱(阿祥音響),我們加總含稅應付。
透過此公式,可以迅速算出阿祥音響的含稅應付合計為6,000。在範例中,我們特別將這三家公司數據分別用不同顏色標出,阿祥音響都用淺橘色標示,我們一筆筆加總金額也是相同(1,000+2,000+3,000)。
因此,我們之後都可以利用SUMIF這個函數,來幫助我們處理排序雜亂無章的數據加總。
以上兩招學起來,就可以省很多時間跟力氣啦!
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