用Power Automate告別重複又惱人耗時的工作

又快到了月會時間,筱雯忙著整理上個月的業績成果到投影片中,然後寄出Email給彙整的同事雅惠與主管。主管看過後,提醒筱雯需要再補充一些資料到報告中,於是筱雯又再修改了一版後再寄出。沒想到,主管又有其它意見,只好再修改一個版本再寄出。然後短短2天之內無限迴圈,直到第10個版本才拍板定案。

另一方面,負責這次月會報告彙整的雅惠,因為會議時間快到了,只要同事寄來的版本先下載到資料夾,然後有空時就趕快匯整,來來回回整理的彙整版本至少10多版,然後再寄出給同事,但最後播放投影片時,卻很悲劇的發現還有某一個同事寄來的最終版本沒被彙整到⋯⋯你以為這是虛擬的故事,但這卻是真人真事⋯⋯更殘酷的是,它而且還不斷地重複上演⋯⋯

如果你也是跟雅惠一樣,工作中有這類重複又惱人耗時的事項(下載 email附檔、確認版本、彙整資料),而且剛好是 office365企業版的用戶,你不妨可以嘗試看看用Power Automate(之前叫flow)這個應用程式。

每個人都會在工作中利用各種軟體來幫助提升自己的工作效率,但現實的狀況是處理事情的工序有很多道,要分別不停的切換不同的應用程式,難免忙中有錯。以上述的例子來說,雅惠至少需要outlook 、 資料夾、簡報等多種工序,如果有一個能串連這些工具的小幫手,對她來說可以默默省下不少工時,然而這些根本不能期待公司的IT人員進行開發。



(圖)這些情境你是否似曾相似?

現在Automate允許各行各業的專業人員,自己建立自動化的流程,且無須寫程式。你可以將Power Automate視為自動助理,它某些事情發生時,就會觸發某些動作,比方說系統收到主題為月會報告的EMAIL,將附件的檔案存到指定的資料夾。又例如:在Microsoft Dynamics CRM 系統收的新的訊息時,可以自動將內文發送給負責業務,並提供詳細訊息,同時也可以將郵件訊息發給助理,已安排會議等等。簡單的說,只要是重複性高的流程、不須太多的人工判斷都可以用Power Automate取代,就像是我們會利用掃地機器人,來取代我們進行需要經常做、不需要太多的判斷的掃地 、拖地工作,讓你節省更多的時間,可以做其他的事情。

(圖)藍色的部分都是Automate幫你代勞的部分,別小看省下每一次的30秒的時間,
當你一天收到60封信,你每天就多出30分鐘了!

更重要的是,只要你是office365的企業版用戶,就可以免費使用Power Automate。而且學起來非常簡單,基本上看完我們的課程,就馬上會用了呢!

【Power Platform 學習大寶典】 :活用Power Automate 打造你的自動化流程

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