第二屆百業千師遠距培訓筆記2 |曹凱閔【遠距工作實戰技巧】

by Sunny Leng
第二屆百業千師遠距培訓筆記2 |曹凱閔【遠距工作實戰技巧】

(2020/8/5 筆記)

本周來到第二場百業千師,邀請到小編默默關注許久的重磅講者曹凱閔 ,他曾擔任JANDI台灣區負責人、17直播產品經理,現職為人資系統公司MAYO的客戶成功經理,凱閔老師不斷向外拓展提升視野,累積多元的跨文化與遠距溝通經驗,將在今天的活動中以自身工作的經驗,與報名的100位夥伴們分享遠端工作的實戰技巧、如何評估自己是否適合遠距工作,最後也會實際示範Trello遠距及專案管理的好用工具,如何套用在工作情境達到最大效益。


今日重點筆記如下:

破解遠距迷思

「遠距工作,並不是逃離辦公室,而是更緊密的溝通與協作。」

遠距工作其實是將工作與溝通上的矛盾放大,反而是讓管理問題浮現,需要的是更緊密的協作。

1 外包、自由接案者與遠距工作者的差異?
外包、自由接案者為承攬關係,而遠距工作仍是僱傭關係!

2 遠距工作是否意味者不用受到約束和管理?
由於遠距工作使得工作與生活的界線變得模糊,因此反而需要更嚴格的自律與要求!

3 遠距工作就是找耐操便宜的員工?
企業更注重遠距工作的原因,是為了更值得的勞動力。遠距工作讓企業得以跨地域的限制尋找具有專業技術的員工,也得以更靈活的運用人力。大多為專業技術人員如軟體程式工程師/設計師


自我評估

「我想成為一個遠距工作者,但適不適合?有沒有這樣的能力?」

講者提供以下幾個網站提供尋找跨國遠距工作的機會:SLASIFY、Yourator、Cake Resume、Meet job

1 是否足夠自律?

  • 其實遠距工作是彈性與自由的相反!由於遠距工作沒有舊有的約束與管理,因此若無法擊退惰性與懶散,就無法成為遠距工作者!
  • 我們可以透過是否曾經有自學成功的經驗(自學程式語言、參與讀書會、線上學習等)來判斷自己是否有足夠的自律能力,同樣也可以以這個指標來找尋工作夥伴。

2 是否懂得時間與能量管理?

  • 自律並非責任制!
  • 由於工作與生活的界線變得模糊,因此需要清楚每項任務的優先順序,有能力進行時間管理,以免過度消耗專注力與能量,影響工作也影響生活。

3 是否能容忍孤獨感?

  • 由於沒有與同事們在同一個地方工作,容易產生孤獨感。
  • 遠距工作仍是工作的一部分,團隊偶爾還是需要私訊聊聊天,非正式的關係與溝通仍然相當重要。
  • 不要每天都待在同一個地方工作,可以多參加線下社群、活動,或是創造飯局,面對面溝通所帶來的團隊支持與線上會議是不同的。

4 不只是能說,還要能聆聽

  • 聆聽的技巧非常重要,可以從總結對方的說話的能力開始訓練,試著用自己的語言重述對方的意思。
  • 聆聽之後並非說話,使用非同步的文字有調理、有邏輯的列點出你的想法,透過文字的方式讓對方瞭解你想表達的內容,而最後再來透過說話來進行詳盡的溝通。

5 是否擁有能夠使用的語言能力

  • 英文是我的弱項怎麼辦?工作中所使用的英文與課業的英文取向是不同的,取向不同,不用考100分,能拿得出可以使用的語言即可!

七個技巧

1 上班時間不重要,大家都在才是重點

  • 遠距工作可能會有跨時區的同事,上班的時間不重要,而是要約定一個大家都在的時間,知道在這個時間能找到彼此,產生信賴感,能夠增加同事間的向心力、凝聚力,否則大家都會漸漸得不聯繫彼此,當時常找不到人,成員之間就容易放棄溝通。
小技巧:
當有急件要趕的時候,可以開一個線上的視訊會議,
讓大家在線上會議中各自做自己的工作,不講話也沒關係,
而當有問題時就可以直接發言,找到彼此。

2 別管人,管目標

  • 不要把目標設定太大,遠距溝通時常會有落差,太大的目標容易流於佈道大會,可以將目標具體化、聚焦化、微小化,降低成員間的不確定感。

3 不要亂開會,但要固定開會

  • 要有效的溝通,每天都要開會,但一次只開十五分鐘,並且一次會議的目標不要放太多,例如透過開會來更新資訊、決策、腦力激盪,這些不要一次做足,一次放一個目標即可!

4 文字訊息很難,看到對方解決很多事情

  • 視訊會議看到彼此很重要,若能夠使用視訊會議就不要使用語音會議,而文字訊息的內容有兩個主要原則:
  • 多使用描述的語句而非評價語句,多使用名詞、動詞來組成一句文字,竟量不要用太多形容詞
舉例:
「你下的這個廣告成效不是很好」—判斷句
「你投放廣告預計的成效為何,目前的成效為何,達到了怎樣的數字,我們能怎麼解決」—描述句
  • 思考的周延性對一件事情的正反兩面都要有評價,說明好的地方在哪,不好的地方在哪,透過這樣方式,善用文字訊息,降低誤會的產生!

5 慎選工具,選擇適合比主流重要

  • 適合的工具比主流的工具來得重要,並且盡量不要使用私人的通訊軟體。

6 不懂對方文化,至少做到尊重

工作中難免遇到外籍同事,語言與國情常有差異,不懂對方文化時,要尊重對方,例如到東南亞國家工作時,常會遇見穆斯林員工,要避免自以為是的幽默,去傷害到對方的信仰。

7 雲端資安觀念強化

公司會擔心內部的資料上雲端會外洩,你對資安的觀念必須足夠,才能讓公司對你有信賴感。


Trello實作 (工具)

1 基礎介紹:

  • 描述(說明)—評論—活動
  • 成員、標籤、待辦清單
  • 移動、複製、追蹤、封存

2 基礎功能,秒懂Trello:

  • 列表:蒐集便條紙—任務的資料夾
  • 卡片:點擊後,可以描述工作
  • 標籤:可以更改顏色

Trello的四種模式

  1. 流程模式:可以清楚要先做什麼、再做什麼
  2. 對不同事情,下不同定義、步驟循序漸進
  3. 部門模式:每個部門分工做事,按照部門切割、場地內容/追蹤,前-中-後期
  4. 日曆模式:反覆養成、習慣養成
  5. 蒐集模式:蒐集資訊、知識管理,以圖片方式進行分類

「遠距工作,並不是逃離辦公室,而是更緊密的溝通與協作。」

遠距工作確實如同遠距戀愛,想經營好一段遠距關係很不容易,與對方身處不同空間環境,若沒好好處理只會產生更大的裂縫,套用到遠距工作情境,很多溝通與管理上問題,在遠距的情境中會被倍數放大,企業可從小地方著手ex每日15分鐘的會議快速更新資訊、設定團隊小目標,讓成員更清楚階段的優先任務,來達到更緊密協作,都是增加團隊士氣的好方法。

今天這堂滿滿乾貨,凱閔老師以自身遠距的經歷,歸類出5大遠距評估指標、7個實施技巧,及Trello工具的操作與運用情境,超級實用與詳盡的分享,活動最後還分享人資如何面談遠距夥伴技巧、常用遠距社團!對於準備嘗試遠距的個人工作者或是企業端真的不能錯過這堂直播!


若大家想了解更詳盡遠距實施細節,歡迎觀看緯育TibaMe部落格轉載凱閔老師的4篇遠距文章:

今天分享筆記到這囉!下週空中見~

想報名接下場8/12往這走 👉 https://www.tibame.com/event/remotework

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