遠距工作就像遠距戀愛?那三年團隊溝通遇到的問題

從會議技巧、溝通心法、至工具使用,跨國新創管理者和你分享遠距工作必須知道的管理技巧

作者:曹凱閔 (KM Tsao) 編輯:TibaMe行銷團隊

遠距工作就像遠距戀愛?那三年團隊溝通遇到的問題。(圖片來源:pixabay)

新冠肺炎疫情爆發,意外讓遠距工作的討論度升溫,然而真正困難的並不是 「遠距工作 」本身,而是距離拉遠後,使得原本的管理問題擴大,特別是溝通。以下分享我在 2017~2019 年建立與管理遠距工作團隊遇到的問題。


遠距工作的成效比較好?可能未必

疫情的發展,讓遠距工作成為不得不的選擇;但如果在辦公室與遠距工作之間選擇的話,你還是會選擇遠距工作嗎?根據訪談許多新創團隊的經驗,兩者之間的工作成效並沒有明顯的差異,遠距工作的意義,其實更多是被當成是員工福利來看待,例如:一個月一天的遠距工作 (假)。

遠距工作,通常被看做成員工福利。(圖片來源:pixabay)

你仍然需要具備遠距工作的能力

既然如此,那麼我們為何還在談遠距工作呢?或甚至每個人應該要考慮具備遠距工作能力呢?

 其實多半是和海外發展有關。 

通訊工具和視訊軟體的普及,即便在台灣生活,也可以爭取到國外的工作機會,無論是以自由接案、數位游牧、遠距工作、海外分公司的形式,在可見的未來裡,具備遠距工作能力的求職者,應可爭取到更佳的報酬與工作選擇。

然而,遠距工作並不是說有就有,最基本的當地法規、稅務、工作證、工作機會等,我推薦 Slasify 的服務,看似雞毛蒜皮的行政和稅務流程,實際卻是影響遠距工作的重要關鍵,很少看到有人比它們更懂得。除此之外,造成遠距工作障礙的原因是:

溝通與團隊管理的問題。 

更多遠距工作資訊:Remote Taiwan/遠距工作/遠端工作/數位游牧在台灣


遠距工作,就像遠距戀愛

沒錯,如果你很難想像遠距工作的感覺,就設想你在經營一段遠距戀愛吧!雙方必須要在實體無法碰面的情況下,利用各種方式向對方表達資訊 (愛意),以便於達成共同目標 (維持戀愛關係)。這麼想的話,再加上你在社群平台經常看到遠距戀愛分手的文章,就不難想像其中的苦澀。

「遠距工作,並不是逃離辦公室,而是更緊密的溝通與協作。」 — JANDI 團隊 

正因為我們無法看到彼此,彼此信賴和明確的工作管理,才不至於讓誤會擴大。

遠距工作,就像遠距戀愛。(圖片來源:pixabay)

溝通是問題,遠距溝通是更大的問題

我在 2017~2019 年期間,在台灣建立了一個與日本、韓國遠距工作的團隊,為一專注在企業通訊軟體的 JANDI。下列幾個溝通與管理問題,是我們曾經遇到的,如果你也遇到類似的問題,或許可以給你一些建議:

  1. 會議不減反增,且時間拉更長 。
  2. 越說越不清楚,乾脆放棄溝通。
  3. 文字訊息生硬,導致士氣低落。

會議時間太長,因為沒有定義好開會目的

一般來說,會議可分為三大類:

更新資訊

單向、雙向或是多向的資訊交換與更新,例如每周例會。

制定決策

需要有明確的會議結論,並對於營運有關鍵影響,例如策略規劃會議。

創意發想

不求結論,鼓勵發散的創意討論,例如:產品設計討論。

會議可分為更新資訊、制定決策、創意發想。(圖片來源:pixabay)

普遍遇到團隊貪圖想在一次會議中處理過多的目的,導致會議時間拉長,整體效率不高。對於會議種類有理解後,為了讓會議更加順暢,你可以這麼做:

  1. 事前將會議行程和內容分享給成員,以便會議順利進行。
  2. 盡量將會議時間壓縮在 15 分鐘,如果能不開會盡量不開。
  3. 會議結束後,抽點任何一人用自己的話做總結。

以 JANDI 的 15 分鐘會議為例

每天下午 5:30 會有一通電話打進每位成員的手機裡,主持人 (也就是我) 會一一敘述每個人今天的工作,以及我期待的進度。當然,能夠做到這件事情的前提,是每個人在開會前都記錄好當日工作進度。

JANDI 的 15 分鐘會議

接著,我會一一詢問每個人是否有臨時事項討論,這是非常開放的發表意見;但除非是超級微小的問題,否則我通常是記錄下來,而不會當下給予解答。而 JANDI 專注在企業內通訊的服務,更是讓資訊通透且沒有儲存期限。

因為別忘記了!這個會議的目的是更新資訊,所以不會有過多的討論、不會有結論,而是力求大家理解問題。我認為光是這一點能做到,已經是很不容易的了 (問題明天找時間討論或是解決)。

在會議結束後,主持人如果要確保每個人的會議聆聽品質,可以透過隨機抽點的方式,要求一位成員針對剛才的會議做總結,同時也可以訓練成員總結與歸納的能力。


不承認溝通有問題?用文字以外的方式表達

首先,我們得先承認自己的溝通並沒有這麼厲害,大多時候連中文都說不好了,怎麼會想說英文呢?人類對於文字和語言等需要高階資訊處理能力的溝通方式,不是那麼擅長。

盡量是有圖看圖,能寫成流程就不寫成文字。

如果非得要用文字的話,建議可以善用 SMART 原則:Specific (明確且具體)、Measurable (可衡量)、Attainable (可達成)、Relevant (相關)、Time bound (時限)。

有圖看圖,能寫成流程就不寫成文字。(圖片來源:pixabay)

訊息不小心傷人,對事不對人有方法

說話是門藝術,用文字說話則是更高深的藝術。尤其在缺乏肢體語言和語調的限制下,如何讓你接受到你的弦外之音?又或者不讓對方被生硬的文字刺傷,造成彼此溝通嫌隙產生?

通常我會建議團隊成員用一個簡單的方法,做到 「對事不對人 」。盡量以敘事和描述方式,替代以形容詞為主的語句。

舉例來說,當聽到 「你的工作做得不好 」時,
會很自然地選擇聽成 「你,不好 」,這該有多刺耳啊!

如果可以將說法調整成

 「廣告投放這次表現比起上月降低 30%,我們需要一起來解決 」,
除了問題被具體說出來之外,聽者也比較不會感到被侵犯。
訊息不小心傷人,對事不對人有方法。(圖片來源:pixabay)

最後一個說話的技巧,則是我近幾年努力的方向。當人們向你提出疑問或是詢問時,幸運的話,我們可以很快有一個想法並且說出來。然而,這一個馬上冒出來的想法,多數是帶著鮮明立場或是主觀意識的,並不是說主觀和立場不應該,而是對於團隊的主管來說,我會盡量去避免。

作法是當聽到一個問題時,我會要求自己給予兩個以上 (至少一正一反) 的看待方式,然後再說明我的建議是什麼。其實最後還是表達了自己的立場,但是當我說出對於事情有較全面的看法時,對方也能理解我對於他的意見也有參考進去,衝突便不至於擴大。


遠距工作不簡單,不處理不代表沒問題

如同文章一開始提到的,遠距工作的問題,並不是遠距時後才有,而是因為距離拉遠之後,才發現這些溝通與管理上本質的問題。

別把這件事情當成是危機,說不定正好是下一個團隊成長的轉捩點呢! 

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