Ｍicrosoft Office軟體應該已經佔據大部分人的工作生活，你的工作日常是這樣的嗎?
用Outlook收信、用Word打文件、用Excel整理數據資料做圖表、用PowerPoint作簡報、用OneNote作筆記?
微軟推出的Office系列早已深深影響上班族，然而，環境、時代都在變，雲端時代，需要更快、更有效率的雲端工作術，而微軟近年主推Office365除了原有的文書功能之外，更整合了多種好用的應用程式，是一套可以幫助你提升工作效率的軟體，跟過去你所接觸的Office系列功效大大不同。
Office365是基於雲端租賃方式，所以裡面的應用程式都會是最新的版本，除了熟知的Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote之外，還有OneDrive跟SharePoint，更有一些最新的功能可以幫助你工作效率提升。
然而在雲端時代下，工作模式已逐漸改變，比方說，文件雲端共筆的方式，可以提高文件編輯的效率，然而版本的控制卻是一大難題，另一方面，有許多企業組織，因為資安的關係，也限制了許多雲端文件(例如：Google doc)共編權限。但Office365的文件共編，可以同時解決上述2大難題!
我們以企業中申請政府補助計畫的計畫書撰寫來說明舉例，通常這類計畫書，至少是20頁以上的文件，其中必須包含圖表輔助說明，特別是經費表，需要財務部門來協助完成，而且在過程中，需要反覆不斷地微調內容，需要團隊的協同合作，才能在指定時間中提出補助申請。
依筆者過去的慘痛經驗，團隊分工文件負責彙整人最後都必須加班趕工完成，電腦同一份文件不同的版本至少會有10份以上，有時還會出現存錯檔的慘案，更無法追蹤之前已存檔的修訂版本…各種心酸血淚史不勝枚舉。
但自從office365之後，大幅提升了這方面的工作效率，至少可以節省30%以上的反覆文件確認時間，而且還不用擔心沒有改到內容。更重要的是萬一不小心存錯檔或當機，還可以利用歷程回復找回之前的版本。
下表是針對共編計畫書的比較表。
| 過去(非採用Office 365) | 現在(採用office365) | |
| 負責人 | 各自負責所屬部分，並指派一人負責彙整 | 各自負責所屬部分 |
| 時間 | 各自完成的時間+彙整的時間 | 各自完成的時間 |
| 修改難度 | 文件如需修正，須統一交由彙整人修正 | 可由個人負責修正 |
| 版本控制 | 每修正一版，最好存一版，避免找不到修正的歷程 萬一有人手殘，或是沒有依循規範存檔，很難救回 | 系統自動儲存每次的版本，可隨時回溯 |
| 資安限制 | 如果該單位限制google文件，不能同時線上共編。 | 可與小組成員共同編輯，大大節省時間。 |
其他更多關於Office365的應用程式的串聯技巧，可以參見以下課程
線上課程【Office365雲端高效工作術】
此課程將傳授您以下技巧
• OneDrive/SharePoint和雲端共編功能，幫助高效協作、多人合作不出錯
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Teams可以…
- 分享和共同編輯來自團隊應用的 Office 文件
- 減少切換Office 365 應用的存取權限 – SharePoint、OneNote、Power BI、Planner 、Flow和 PowerApps，串聯應用更方便
- 在人員、檔案和聊天紀錄之間搜索，讓你快速找到你需要的內容
- 整合電子郵件和通知，讓整個團隊更緊密合作想知道怎麼使用上述功能嗎?
這堂課通通教給您!
撰文者: 科技管理課程總監 Ruby