成立「遠距工作」團隊前要知道的事!

by 管理者

在「擔心公司成為病毒溫床?你可以選擇遠距工作」的文章中介紹了遠距工作,相信不少人會產生「這樣要怎麼管理」的疑問,今天我們要分享一些實用的技巧跟工具來協助經理人們能有效的管理遠距工作。

遠距管理必備工具類型

專案管理系統

一個遠距團隊在執行專案的時候,由於人員分散於不同地區,要如何追蹤專案的整體進度呢?

一個專案管理系統就是必備的工具了,除了可以讓管理者能夠知道各人員的執行狀況,也可以是協同作業的成員知道前置的進度到哪裡了,讓團隊之間執行專案能夠無縫接軌。

資訊共享

在團隊工作時資訊的共享是相當重要的,除了大家常用的通訊軟體之外,有些專為企業團隊設計的溝通軟體也是很好的選擇,這時有人會問「都有通訊軟體了為什麼還要額外用這些?」。

其實專為工作團隊而設計的軟體在部分功能上會更勝於一般大眾所使用的通訊軟體,並且將工作用的通訊與私人通訊隔開也能避免將公司文件誤傳到其他聯絡人的對話裡面,對於企業的機密也算是多一層保護。

視訊通話

都已經有通訊平台了為什麼還需要視訊軟體?

遇到問題需要討論的時候,輸入文字不比語言來的快速直接,並且有時候需要畫面來協助解釋的時候也可以裡用視訊通話的「螢幕共享」,比起文字的通訊軟體有更快速且多元的溝通方式,在必要時可以減少花在通訊上的時間增加工作效率。

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建立有效的溝通

「溝通」是團隊工作像當重要的一個環節,有效的溝通能有效增加團隊的工作效率,接著我們來分享一些遠距工作的溝通技巧。

1.採用有效的方法聯繫成員


遠距工作雖然不需要在特定時間特定地點工作,但對於團隊工作而言每個成員都是相當重要的,但難免會遇到生病或必須親自辦理的事物,因此在遠距工作的團隊還是需要建立一套通知的準則,以確保在必要時能夠快速聯絡到工作夥伴,避免找不到人的狀況發生。

2.建立溝通規則


在每個行業都有不同的術語,在遠距工作環境的溝通模式可以先建立一套標準,讓團隊彼此間以相同的術語來做溝通,藉此提高溝通的效率以及降低誤解的機會。

3.不要短時間頻繁傳送資訊


在實體工作環境我們會下意識的避免頻繁的干擾同事,但在遠距工作因為訊息的方便性,時常忘了這一點而在短時間內傳送大量的訊息給工作夥伴,其實在工作詢問上還是可以先將資訊彙整,就像在辦公室要去找同事討論一樣,這樣一來可以減少過多的訊息干擾降低工作效率。

維持團隊感情

        在實體辦公環境必須有人與人的接觸,在這樣的環境同是較容易產生情感及共同意識,我們可以利用一些方法來維持團體之間的實際交流。

1.每週固定時段交流


讓團隊之間有除了工作以外的共同活動,在這個時間大家可以彼此交流生活中有趣的事情,尋找共同的興趣增加成員間的情感。

2.固定時間的一對一追蹤


雖然遠距工作是建立在信任成員有自我管理的能力之上,但人難免會有惰性,一個人的工作進度落後有可能會令團隊無法如期完成專案,因此固定時間的Review能避免這樣的狀況,也讓成員有機會當面跟主管反映問題。

3.鼓勵參與團體活動


無論是公司內部的教育訓練或是團體出遊,創造能讓團隊有共同面對面的機會,透過互動讓團隊成員更了解彼此有助於在遠距溝通及團隊合作的成效。

網際網路的利用除了遠距工作外也能應用在教學上,可以參考想學習新技能?你該了解的「遠距學習新模式」

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