Office 365企業版用戶專屬的免費自動化工具

你的日常工作有大一部分是重複相同的動作嗎?每天不停的複製、貼上、歸檔,覺得很浪費生命嗎?如果你的公司剛好是採用Office 365企業版/商務版,不妨來試試看微軟推出的Power Automate,它可以幫助你把每天不停的重複動作變成自動化,就像你的專屬助理一樣,你以為很難客製化你的自動化流程嗎?其實一點也不難…來看看是如何辦到的。

比方說,為了團隊的協作,團隊中都會有共用的雲端資料夾,通常都會限定只能放入共用的文件,但經常會有人把自己個人使用檔案也上傳到公用的資料夾中,因此,負責管理共用資料夾的人,就必須要定時去檢查並提醒違規的使用者進行清理,不但耗時費力,更慘的是,有時負責審核的人會忘記前一次審核到哪邊。

你只要利用 Power Automate 就可以幫你進行審核,就可以幫你完成這些流程了。

因此,我們希望一個理想的流程是這樣的,由團隊成員上傳檔案到資料庫,再通知審核人員進行審查,不論符合規定與否,都要通知上傳者,而審核者也有一份清單能清楚看出文件是否經過審核。

讓 Power Automate 進行審核,建立流程

因此,你可以這樣做:

Step 1.利用Sharepoint建立內部使用的網站

Step 2.建立Sharepoint清單

Step 3.利用Power Automate建立自動化流程,也就我們前面提到的理想流程。

這部分的流程包含 a.只要有人上傳到該公用資料夾(也就是我們所說的事件觸發),b.系統就會自動發信通知管理者,c.經過管理者審核後,一樣自動發信通知檔案上傳者,d.同時文件清單的狀態一併更新。

Step 4.完成之後,可以得到以下結果(系統自動發信,通知審查)

本文所有圖片 截自【Power Platform 學習大寶典】 活用Power Automate 打造你的自動化流程 課程內容

如果您想要進一步了解,Power Automate逐步設定的細節,不妨來看看由台灣碩軟主講的【Power Platform 學習大寶典】 活用Power Automate 打造你的自動化流程

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