日本TOYOTA一枚報告文化讓加班時數從400小時縮減成零
日本TOYOTA推行企劃提案的一枚報告,也就是用一張紙(A3或A4)的篇幅說明企劃提案的重點摘要，這個習慣已經成為TOYOTA根深蒂固的文化，從推行以來，大幅提升了內部的溝通效率，甚至讓一年400小時的加班時數縮減為0。
同時透過一張紙整理資訊，也讓腦中的思緒能更清楚，更能針對說明對象提到必要重點，這也是職場中重要的「換位思考」的處事邏輯—準備的文件不是讓對方慢慢研讀才能理解，而是可以在短時間閱讀後就能掌握其中內容，讓對方可以快速的進行反思或決策。
而報告的製作者，因為已經經過周詳思考判斷現況、課題和對策等重點，將所有不需要的累贅刪除之後，只用簡單易懂的文字敘述，再以一眼就清楚明白的排列方式呈現，也可以幫助自己的思緒更清楚。
（照片來自網路，僅供示意參考）
但是這種『一枚報告』要怎麼寫呢?
我們以一間辦公室設備設施更新計畫的企劃案為例進行說明。下圖為在王仲麒老師的【活用Office系列 (三) 圖文排版很簡單，長篇文件也不怕】課程教學畫面。
因為報告的版面非常有限，所以在這種企劃報告中，一定要包括企劃案目的、提案的重點內容和預期成效，如果有成效的示意圖，會更讓人一目了然。因為是企劃案，所以不可或缺的是當然是專案的進度排程和預算。如此一來，主管可以花費更少的時間就可以下決策是否進行這個企劃案。
那麼，報告要從何開始下手?
首先，先選定版面大小，然後再劃出報告的表格。記得保留企劃案的標題與批准欄位，供主管們審閱。將企劃目的、提案內容、預期成效分別摘要說明，而圖表的部分，則是採用已經製作好的在powerpoint或excel的圖表。然後再調整字型的大小以及圖表的大小。
一頁報告製作其實沒有很複雜，只要事先構思清楚，留好欄位，注意一些眉角，多多練習後你也可以把日本TOYOTA的一枚報告文化精神轉變成自己的獨特整理術技能。
（其他一枚報告範例，照片來自網路）
文章不夠詳細， 讓微軟MVP老師親自教你製作
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超過25年微軟專業講師與專案合作經驗、30年電腦資訊教育訓練講師的歷練、資深微軟認證講師，也是台灣微軟合作夥伴。曾任全泉科技 副總經理、資深顧問，擁有百餘本電腦叢書著作。
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